Receptionist - Owner

Position Summary/ Tóm tắt vị trí

The Receptionist - Owner is responsible for delivering exceptional front desk services, including check-in and check-out, while also assisting in building and maintaining professional relationships between The Grand Ho Tram and Condotel/Villa Owners. This role ensures that all guest and owner inquiries are handled promptly, professionally, and in line with company policies, practices, and the Vision of The Grand Ho Tram and Fusion brand.

Nhân viên lễ tân – Chủ sở hữu chịu trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trong việc nhận/trả phòng một cách chuyên nghiệp, đồng thời hỗ trợ xây dựng và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp giữa The Grand Ho Tram và các Chủ sở hữu Căn hộ khách sạn/Biệt thự. Vị trí này đảm bảo rằng mọi thắc mắc và yêu cầu từ khách và chủ sở hữu đều được xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp và phù hợp với các chính sách, quy định của công ty cũng như tầm nhìn của The Grand Ho Tram và thương hiệu Fusion.

Responsibilities/ Trách nhiệm

• Establish, maintain, and manage good relationships with condotel & villa owners.

Thiết lập và quản lý mối quan hệ tốt đẹp với chủ căn hộ nghỉ dưỡng và biệt thự.

• Sell and upsell rooms, designate rooms, and register guests.

Bán phòng khách sạn, gợi ý và thuyết phục khách để nâng cấp phòng và sắp xếp phòng cho khách.

• Determine credit, render bills, and receive cash and credit payments efficiently and accurately.

Kiểm tra tín dụng, hóa đơn và thực hiện các hình thức thanh toán hiệu quả và chính xác.

•  Manage the float, audit, and balance cash drawer at the beginning and end of the shift.

Kiểm tra doanh thu và báo cáo nộp tiền trong ca làm việc .

• Create, update, and present guest folio.

Tạo và cập nhật thông tin khách hàng trong hồ sơ lưu trữ.

• Control and issue keys to guest rooms.

Kiểm tra và làm chìa khóa phòng khách.

• Respond to guest inquiries and resolve guest concerns diplomatically and professionally.

Giải đáp thắc mắc và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách thân thiện và chuyên nghiệp.

• Create and maintain a refined yet welcoming and proficient guest registration experience.

Tạo và duy trì hình ảnh, dịch vụ cũng như những trải nghiệm đẳng cấp cho khách hàng khi nhận phòng.

• Intentional and alert regarding security measures and procedures.  Communicate any unusual circumstances, events, or guests with the Supervisor.

Cảnh giác các trường hợp khả nghi, tình huống bất thường hoặc những vấn đề phát sinh và báo cáo cho cấp trên để đảm bảo chất lượng công việc và dịch vụ.

• Maintain close work relationships with other departments and leaders to promote feedback and efficient operations. 

Thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt với các bộ phận khác và quản lý của họ để nhận được những phản hồi giúp ích cho hoạt động hiệu quả hơn.

• Positively collaborates and communicates proactively with Housekeeping and other departments regarding daily arrivals, VIPs, special requests, group needs, and checkouts.

Tích cực chủ động liên hệ và phối hợp với bộ phận buồng phòng và các bộ phận liên quan để có được sự chuẩn bị tốt trong việc chào đón hay thủ tục trả phòng cũng như đáp ứng những yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là khách VIP.

• Ensuring all activities performed within the department are in accordance with the company’s business objectives and established safety and security standards.

Đảm bảo các hoạt động diễn ra trong bộ phận phù hợp với mục tiêu cũng như những tiêu chuẩn về an toàn và an ninh của công ty.

• Keep leadership informed on a timely basis of any undue variance from expected results.

Kịp thời báo cáo cho cấp trên những tình huống để có hướng xử lý.

• Must be able to meet the attendance guidelines of the job and adhere to departmental and company policies.

Luôn đáp ứng yêu cầu công việc dựa trên chính sách của phòng ban và công ty.

• Perform others as required or assigned by the Management.

Thực hiện những công việc khác khi được yêu cầu hoặc phân công từ ban quản lý cấp cao.

Qualifications/ Bằng cấp yêu cầu

• One year’s working experience is preferred.

Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm

• A Vocational School Certificate is required; higher education is preferred.

Chứng chỉ nghề hoặc cao hơn

• Microsoft Office and PMS knowledge is preferred.

Sử dụng thành thạo phần mềm vi tính văn phòng (Microsoft Office)

• Must present a well-groomed appearance.

Diện mạo chỉnh tề.

• Ability to communicate fluently in the primary language of the workplace, both verbally and nonverbally.  Fluent in English and third language is encouraged.

Khả năng giao tiếp lưu loát để tương tác trong môi trường công sở. Sử dụng thành thạo tiếng Anh.

• Organized, can multi-task, has good problem-solving skills, and detail oriented.

Kỹ năng tổ chức, đa chức năng, kỹ năng giải quyết tình huống và chú ý đến từng chi tiết.