Instant Service Agent

Position Summary/Tóm tắt vị trí 

The Instant Services Agent is responsible for providing an efficient and friendly service at Reservations and Telecommunication Department, including but not limited to the bookings of resort and telephone service as well as transportation plans and tickets to special events. Perform all duties in accordance with Ixora by Fusion.  

Nhân viên bộ phận tổng đài có trách nhiệm cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả và thân thiện tại bộ phận đặt phòng và viễn thông, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc đặt phòng khách sạn và dịch vụ điện thoại cũng như kế hoạch vận chuyển và vé tham dự các sự kiện đặc biệt. Thực hiện mọi nhiệm vụ theo chính sách của Ixora by Fusion. 

Responsibilities/ Trách nhiệm 

Thao tác chuyên nghiệp trên hệ thống máy vi tính để có thể cung cấp cho khách những dịch vụ tốt nhất ngay khi đang xử lý số lượng cuộc gọi cao. 

Tiếp nhận đặt phòng qua điện thoại, thư điện tử, các kênh trực tuyến. Nhận đặt hoặc phối hợp với các phòng ban khác bao gồm dịch vụ xe đưa đón, ẩm thực, spa và chơi gôn. 

Duy trì việc cập nhật thông tin về phòng trống, cơ cấu và chiến lược giá, việc quản lí lợi nhuận và các chương trình khuyến mãi. 

Tăng tối đa doanh thu phòng bằng kỹ năng bán hàng thông qua các cuộc thương thảo qua điện thoại và thư điện tử. 

Giải quyết những phàn nàn của khách hàng bằng sự kiên nhẫn và chuyên nghiệp để đảm bảo sự hài lòng và nhận biết được mối quan tâm của họ khi không trực tiếp giải quyết tình huống. 

Thiết lập và quản lý mối quan hệ tốt đẹp với chủ căn hộ nghỉ dưỡng và biệt thự. 

Duy trì mối quan hệ tốt với cấp trên, đồng nghiệp trong cùng phòng ban và những phòng ban khác để hoạt động hiệu quả và nhận được những phản hồi hữu ích. 

Bảo đảm công việc của bộ phận luôn được duy trì ở mức độ tối ưu. Tận dụng mọi nguồn lực vốn có.  

Có kiến thức đầy đủ về sản phẩm của khách sạn, bao gồm các loại phòng, giá, các tính năng và tiện nghi liên quan, khu trò chơi có thưởng và sân gôn, các cửa hàng ăn uống và khuyến mãi, spa và phòng tập thể dục, và các khách sạn khác thuộc The Grand Hồ Tràm. 

Đảm bảo tất cả các hoạt động thực hiện trong bộ phận là phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty và được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn an toàn và an ninh. 

Tuân thủ nguyên tắc công việc dựa trên các chính sách của phòng ban và công ty.  

Thực hiện những công việc khác khi được yêu cầu hoặc phân công từ ban quản lý cấp cao. 

• • Provide excellent guest service in handling high call volume while being proficient in PMS and other systems. 

  • Handle hotel bookings via phone, email, online and group channels. Handle or coordinate bookings for other resort facilities which may include transportation, F&B, Spa, Recreation, and golf. 

  • Maintain education on room availability, rate structure, pricing strategies, revenue management, and promotional programs. 

  • Maximize resort revenue through the conversion of telephone calls and emails into sales as well as utilizing up selling techniques. 

  • Handle guest complaints with diplomatic and patient professionalism ensuring their satisfaction and escalating their concerns when you cannot resolve the issue directly.  

  • Establish and manage good relationships with condotel & villa owners.  

  • Maintain close work relationships with other departments and leaders to promote feedback and efficient operations.   

  • Make certain that areas of accountability are executed in uncompromised levels.  

  • Must maintain knowledge of the resort products, including room types, rates, relative features and facilities, casino and golf, food and beverage facilities and promotions, spa and gym, and other The Grand Ho Tram properties. 

  • Ensure all activities performed within the department are in accordance with the company’s business objectives and establish safety and security standards.  

  • Must be able to meet the attendance guidelines of the job and adhere to departmental and company policies. 

  • Perform others as required or assigned by the Senior Management.  

Qualifications/Bằng cấp liên quan 

Ưu tiên 01 năm kinh nghiệm. 

Ưu tiên có chứng chỉ nghề. 

Thông thạo vi tính văn phòng. 

Diện mạo chỉnh tề 

Khả năng giao tiếp lưu loát để tương tác trong môi trường công sở. Sử dụng thành thạo tiếng Anh. 

Có khả năng tổ chức, thực hiện cùng lúc nhiều tác vụ, kỹ năng xử lý tình huống tốt và tỉ mỉ. 

• • One year of working experience is preferred. 

  • A vocational School Certificate is preferred. 

  • Microsoft Office knowledge and computer skills required. 

  • Must present a well-groomed appearance. 

  • Ability to communicate fluently in the primary language of the workplace, both verbally and nonverbally.  Fluent in English is required, and a third language is preferable.  

  • Organized, can multi-task, good problem-solving skills and detail oriented.