Front Office Supervisor - Owner

Position Summary/ Tóm tắt vị trí

The Front Office Supervisor - Owner is responsible for assisting in building and maintaining professional relationships between The Grand Ho Tram and Condotel/Villa Owners. This role handles owner inquiries, follows up on requests, and coordinates with relevant departments to ensure all matters are resolved in accordance with company policies and procedures. The position also oversees daily front office operations to ensure a professional and seamless guest experience.

Additionally, the role ensures that owners’ management fees, utility bills, and other payments are up to date and properly tracked. The Supervisor - Owner will coordinate closely with other departments to maintain service excellence and contribute to smooth operational efficiency.

Giám sát Quan hệ Khách hàng – Chủ sở hữu chịu trách nhiệm hỗ trợ xây dựng và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp giữa The Grand Hồ Tràm và các chủ sở hữu căn hộ Condotel/Villa. Vị trí này có vai trò tiếp nhận, theo dõi và phối hợp xử lý các yêu cầu hoặc phản hồi từ chủ sở hữu theo đúng quy trình và chính sách của công ty. Đồng thời giám sát hoạt động thường ngày tại khu vực tiền sảnh, lễ tân nhằm đảm bảo trải nghiệm khách hàng đạt tiêu chuẩn chuyên nghiệp và nhất quán.

Bên cạnh đó, vị trí này sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo các khoản phí quản lý, hóa đơn tiện ích và các chi phí khác của chủ sở hữu được cập nhật và xử lý đúng hạn.

Responsibilities/ Trách nhiệm

 

• Receive and follow up on owners’ requests or concerns, ensuring timely and proper resolution.

Tiếp nhận và theo dõi các yêu cầu, phản hồi của chủ sở hữu để đảm bảo được xử lý kịp thời, đúng quy trình.

• Supervise front office operations to ensure high service standards.

Hỗ trợ giám sát hoạt động lễ tân, tiền sảnh, đảm bảo chất lượng phục vụ khách đạt tiêu chuẩn.

• Monitor and follow up on payments from owners, including management fees and utilities.

Theo dõi và cập nhật tình trạng thanh toán các khoản phí quản lý, điện nước, dịch vụ… của chủ sở hữu.

• Coordinate with departments such as Finance and Engineering regarding invoices, maintenance, and repairs.

Hỗ trợ phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các yêu cầu về bảo trì, sửa chữa và hóa đơn.

• Support the training and daily guidance of front office staff to enhance guest service quality.

Hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong công việc hằng ngày, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

• Ensure that lobby and related equipment are well maintained and functioning properly.

Đảm bảo khu vực tiền sảnh và thiết bị vận hành trong tình trạng tốt và sẵn sàng phục vụ.

• Prepare routine reports and documentation as required.

Thực hiện các báo cáo công việc theo định kỳ hoặc theo yêu cầu.

• Assist in handling guest complaints or incidents professionally and efficiently.

Tham gia vào việc giải quyết các sự cố hoặc khiếu nại của khách hàng khi cần thiết.

• Maintain effective communication with other departments to ensure smooth workflow.

Duy trì giao tiếp hiệu quả với các phòng ban khác để đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy.

• Perform other duties as required or assigned by management.

Hỗ trợ các công việc khác theo phân công từ quản lý trực tiếp.

Qualifications/ Bằng cấp yêu cầu.

 

• 2–3 years of experience in customer service or front office operations.

Từ 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng hoặc tiền sảnh.

• Experience working with Condotel/Villa owners is a plus.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với khách hàng là chủ sở hữu Condotel/Villa.

• College degree or higher in a relevant field.

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành liên quan.

• Proficient in Microsoft Office applications.

Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Microsoft Office).

• Good communication skills in both Vietnamese and English (English proficiency is a strong advantage).

Giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh (ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng tiếng Anh trong môi trường khách sạn).

• Professional appearance and demeanor.

Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc và xử lý tình huống tốt.

• Strong interpersonal, organizational, and problem-solving skills.

Ngoại hình chỉnh chu, thái độ chuyên nghiệp.

• Ability to work well in a team-oriented environment.

Có khả năng phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả.