Administrative Assistant

Position Summary/ Tóm tắt vị trí

The Administrative Assistant position for The Grand Ho Tram Strip property will provide office and clerical support to the Rooms division. All responsibilities are to be performed in accordance with departmental and company policies, practices and procedures, as well as within the framework and intent of the Vision of The Grand Ho Tram Strip property.

Nhân viên hành chính sẽ hỗ trợ những công việc giấy tờ văn phòng cho khối buồng phòng. Tất cả các trách nhiệm này được thực hiện phù hợp với những chính sách của phòng ban và công ty, thông lệ và thủ tục, cũng như nằm trong khuôn khổ và tầm nhìn của The Grand Hồ Tràm Strip .

Responsibilities/ Trách nhiệm

§ Prepare general correspondence via electronic and standard mail.

Gửi phản hồi nói chung qua thư tín và thư điện tử.

§ Arrange and manage schedules and calendars.

Sắp xếp và quản lý thời gian biểu và lịch làm việc.

§ Receive and distribute all internal mail, faxes and courier packages.

Tiếp nhận và chuyển phát thư từ, thư tín và bưu phẩm tới các bộ phận có liên quan.

§ Maintain professional and courteous telephone coverage for department.

Duy trì kĩ năng giao tiếp qua điện thoại.

§ Coordinate travel including tickets, accommodations and car rental. Collate related expenses for processing.

Liên lạc với các đại lý du lịch về việc đặt chỗ ở, vé máy bay và phương tiện đi lại cho các chuyến công tác. Quản lý và xử lý các chi phí.

§ Evaluate supply needs, prepare requisitions, receive orders and organize inventory.

Kiểm soát xuất, nhập văn phòng phẩm, đánh giá nhu cầu cung cấp, nhận đơn đặt hàng.

§ Provide computer assistance, create and maintain files and copying assistance.

Lưu trữ văn thư, hồ sơ và hỗ trợ công việc hành chính.

§ Maintain confidentiality of sensitive materials and information.

Lưu trữ và bảo mật những văn bản, hồ sơ, thông tin bảo mật.

§ Maintains close work relationships with other departments and their leaders to promote feedback and efficient operations.

Duy trì mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các phòng ban cũng như các cấp lãnh đạo để thúc đẩy thông tin phản hồi và hoạt động hiệu quả.

§ Ensures all activities performed within the department are in accordance with the company’s business objectives, and established safety and security standards.

Đảm bảo tất cả các hoạt động thực hiện trong các bộ phận là phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty và các tiêu chuẩn về an toàn và an ninh.

§ Keeps leadership informed on a timely basis of any undue variance from expected results.

Báo cáo kịp thời những vấn đề cấp bách với cấp trên để có hướng xử lý kịp thời và hiệu quả.

§ Must be able to meet the attendance guidelines of the job and adhere to departmental and company policies.

Luôn luôn đảm bảo các nguyên tắc công việc phải phù hợp theo tiêu chuẩn các phòng ban và chính sách công ty.

• Perform other jobs related to same functions and duties or assume other responsibilities and functions as assigned by management.

Thực hiện các công việc khác liên quan đến cùng một chức năng , nhiệm vụ hoặc trách nhiệm và chức năng khác theo phân công của quản lý.

Qualifications/ Bằng cấp yêu cầu

§ One year working experience is preferred.

Yêu cầu 1 năm kinh nghiệm làm việc.

§ College degree is required.

Ưu tiên tốt nghiệp Cao Đẳng chuyên ngành hoặc những khối ngành có liên quan.

§ Microsoft Office knowledge is preferred.

Có kỹ năng sử dụng vi tính văn phòng.

§ Must present a well-groomed appearance.

Diện mạo chỉnh tề.

§ Ability to communicate fluently in the primary language of the workplace both verbally and nonverbally. Fluent in English is encouraged.

Khả năng giao tiếp lưu loát để tương tác trong môi trường công sở. Thành thạo tiếng Anh.

§ Exceptional and professional communication skills, both oral and written.

Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp cả trong văn nói và văn viết.

§ Organized, can multi-task, good problem solving skills and detail-oriented.

Kỹ năng tổ chức, đa chức năng, kỹ năng gải quyết vấn đề và chú ý đến từng chi tiết.