Administrative Assistant - Culinary Department

• Maintain a comprehensive calendar to ensure reports are prepared and submitted on time; manage incoming/outgoing mail and support document preparation.

Quản lý lịch làm việc tổng thể để đảm bảo các báo cáo được chuẩn bị và nộp đúng hạn; xử lý thư từ đến/đi và hỗ trợ chuẩn bị tài liệu.

• Draft correspondence, memoranda, speeches, and letters based on verbal instructions or templates.

Soạn thảo thư từ, bản ghi nhớ, bài phát biểu và công văn dựa trên hướng dẫn hoặc mẫu có sẵn.

• Answer and screen incoming telephone calls.

Tiếp nhận và sàng lọc các cuộc gọi đến.

• Manage departmental calendar and scheduling to maximize productivity, including leave/vacation planning.

Quản lý lịch làm việc của bộ phận nhằm tối ưu hiệu quả, bao gồm sắp xếp lịch nghỉ phép.

• Prepare correspondence to address guest complaints.

Soạn thảo văn bản phản hồi và xử lý khiếu nại của khách.

• Ensure compliance with attendance requirements and company/departmental policies.

Tuân thủ quy định về thời gian làm việc và các chính sách của công ty/bộ phận.

• Demonstrate strong problem-solving skills and effective collaboration.

Thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và khả năng phối hợp hiệu quả.

• Review, prioritize, and manage email communications.

Kiểm tra, sắp xếp ưu tiên và quản lý email.

• Coordinate departmental travel arrangements.

Sắp xếp và điều phối nhu cầu công tác của bộ phận.

• Manage administrative documentation flow, including HR-related paperwork.

Quản lý quy trình giấy tờ hành chính, bao gồm cả các giấy tờ liên quan đến nhân sự.

• Track and prepare purchase orders.

Theo dõi và lập đơn đặt hàng (PO).

• Monitor and track employee performance reviews.

Theo dõi và quản lý đánh giá hiệu suất nhân viên.

• Support holiday decorations and internal activities.

Hỗ trợ trang trí dịp lễ và các hoạt động nội bộ.

• Maintain and update the culinary handbook.

Duy trì và cập nhật sổ tay ẩm thực.

• Coordinate orientation programs for new employees.

Điều phối chương trình định hướng cho nhân viên mới.

• Perform other jobs related to the same functions and duties or assume other responsibilities and functions as assigned by management.

Thực hiện các công việc khác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ tương tự hoặc đảm nhận các trách nhiệm, chức năng khác theo sự phân công của các cấp quản lý.

• Vocational School Certificate is required.

 Yêu cầu tốt nghiệp trung cấp nghề.

• Previous administrative assistant experience preferred.

Ưu tiên có kinh nghiệm trợ lý hành chính.

• Must be highly proficient in computer skills, including typing at least 60 words per minute.

Thành thạo vi tính, tốc độ đánh máy tối thiểu 60 từ/phút.

• Proven ability to handle confidential information.

Có khả năng xử lý thông tin bảo mật một cách đáng tin cậy.

• Able to write clearly, complete detailed documentation, and work on a computer for extended periods.

Có khả năng viết rõ ràng, hoàn thành giấy tờ chi tiết và làm việc với máy tính trong thời gian dài.​

• Must be well-organized.

Có kỹ năng tổ chức tốt.

• Previous hospitality experience preferred.

Ưu tiên có kinh nghiệm trong ngành dịch vụ/khách sạn.

• Proficiency in Microsoft Office is required.

Thành thạo Microsoft Office là yêu cầu bắt buộc.

• Must maintain a well-groomed and professional appearance.

Có tác phong gọn gàng và hình ảnh chuyên nghiệp.

• Ability to communicate fluently in the local language; bilingual candidates are encouraged.

Có khả năng giao tiếp lưu loát bằng ngôn ngữ địa phương; khuyến khích biết thêm ngoại ngữ.

• Ability to build productive relationships and promote teamwork.

Có khả năng xây dựng mối quan hệ hiệu quả và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.